10 - Офіційний сайт Дарницької районної державної адміністрації в м. Києві

ПОРЯДОК

організації та проведення особистого, виїзного прийому громадян,

прямих «гарячих» телефонних ліній у Дарницькій районній в м. Києві державній адміністрації

Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого, виїздного прийому громадян та прямих «гарячих» телефонних ліній у Дарницькій районній в м. Києві державній адміністрації (далі РДА).

Особистий, виїзний прийом громадян, прямі «гарячі» телефонні лінії головою, першим заступником, заступниками голови, керівником апарату а також керівниками структурних підрозділів Дарницької районної в м. Києві державної адміністрації проводиться відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.08 №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» та графіків, які розробляються відділом роботи із зверненнями громадян та затверджуються головою райдержадміністрації щорічно.

У разі змін в проведенні особистого, виїзного прийому громадян та прямих «гарячих» телефонних ліній перший заступник, заступники голови, керівник апарату та керівники структурних підрозділів РДА подають голові райдержадміністрації доповідну записку з обґрунтування необхідності внесення змін до затвердженого графіка. За дорученням голови РДА відділ роботи із зверненнями громадян готує новий проект графіка з урахуванням зазначених змін та подає його голові РДА на затвердження.

Графік особистого, виїзного прийому громадян, прямих “гарячих” телефонних ліній голови, першого заступника, заступників голови та керівника апарату а також графік особистого прийому громадян керівниками структурних підрозділів райдержадміністрації публікується в друкованих засобах масової інформації, розміщується на офіційному веб-сайті Дарницької районної в м. Києві державної адміністрації.

1. Порядок організації та проведення особистого, виїзного прийому громадян, прямих “гарячих” телефонних ліній головою Дарницької районної в м. Києві державної адміністрації.

1.1. Попередній запис громадян на особистий, виїзний прийом громадян до голови РДА здійснюється начальником відділу роботи із зверненнями громадян в робочий час при особистій зустрічі з громадянином, представником громадянина, повноваження якого оформлені в установленому порядку, або особою, яка перебуває у родинних відносинах з громадянином. Для запису на особистий прийом до голови райдержадміністрації громадянин повинен пред’явити документ, що посвідчує його особу, представник – документ про уповноваження, оформлений в установленому порядку, член родини - документ, що підтверджує родинні відносини. Під час попереднього запису на особистий прийом громадянин, або уповноважена особа надають документи (відповіді райдержадміністрації, органів вищого рівня, інших організацій та/або інші документи), що підтверджують необхідність особистої зустрічі з головою РДА для розгляду порушеного питання.

Дані про громадянина, який записався на особистий прийом, заносяться начальником відділу роботи із зверненнями громадян до журналу обліку особистого прийому громадян головою РДА, що ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (далі - Інструкція з діловодства за зверненнями громадян).

Кількість осіб, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до голови РДА визначає начальник відділу роботи із зверненнями громадян, з метою якісного проведення особистого прийому та з урахуванням часу проведення особистого прийому, відповідно до затвердженого графіка. Попередній запис здійснюється не пізніше як за п’ять робочих днів до дати проведення особистого прийому.

На особистий прийом громадян до голови райдержадміністрації запис за телефоном не здійснюється.

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, які не стосується його звернення.

1.2. Начальником відділу роботи із зверненнями громадян формуються списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий, виїзний прийом до голови райдержадміністрації. Про час та дату прийому громадян повідомляють спеціалісти відділу роботи із зверненнями громадян за телефоном.

Прийом жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України проводиться в першочерговому порядку.

1.3.Організація проведення особистого, виїзного прийому громадян та прямих «гарячих» телефонних ліній головою райдержадміністрації забезпечується відділом роботи із зверненнями громадян. У разі необхідності, керівником апарату РДА надаються доручення керівникам структурних підрозділів РДА та служб району щодо попередньої підготовки голові райдержадміністрації інформації з розгляду питань, порушених громадянами на особистому прийомі.

1.4. Під час проведення особистого, виїзного прийому громадян можуть бути присутніми їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та/або особи, які перебувають в родинних відносинах з такими громадянами. Громадянин може долучити до звернення матеріали, що обґрунтовують заяву (клопотання), скаргу або пропозицію (зауваження), а також матеріали, що містять інформацію до яких посадових осіб райдержадміністрації, органів вищого рівня, та/або інших організацій він звертався та які були прийняті рішення.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається .

У проведенні головою РДА особистого, виїзного прийому громадян та прямої «гарячої» телефонної лінії, за його дорученням, можуть бути залучені перший заступник, заступники голови РДА, керівник апарату РДА, начальник юридичного відділу та інші керівники структурних підрозділів РДА і служб району .

1.5.Письмові звернення, що подаються громадянином на особистому, виїзному прийомі, оформляються відповідно до вимог статті 5 Закону України «Про звернення громадян».

1.6. У разі надходження від громадянина усного звернення під час особистого, виїзного прийому голови РДА, заповнюється реєстраційна «Картка особистого, виїзного прийому з усним зверненням громадян» відповідно до Форми 1, що додається до цього Порядку. Якщо під час особистого прийому громадянину на його усне звернення головою РДА надані аргументовані роз’яснення, до Картки в графу «Прийняте рішення за результатом розгляду на прийомі» вноситься короткий зміст роз’яснень. Якщо порушене в усному зверненні питання потребує додаткового розгляду або надання громадянину письмової відповіді, голова РДА надає відповідне доручення, що зазначається на окремому бланку для резолюцій (формату А-6) та додається до Картки.

Зазначена Карта із зафіксованим в ній коротким змістом усного звернення, що надійшло під час особистого, виїзного прийому громадян, реєструється відділом роботи із зверненнями громадян на наступний день після проведення прийому та опрацьовується в установленому порядку відповідно до наданих головою РДА доручень і вимог чинного законодавства.

1.7. Усні звернення громадян, що надходять під час проведення головою РДА прямої «гарячої» телефонної лінії фіксуються в окремому журналі обліку усних звернень, який ведеться відділом роботи із зверненнями громадян відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян. За результатом проведення головою РДА прямої «гарячої» телефонної лінії заповнюється «Картка проведення прямої «гарячої» телефонної лінії» за Формою 2, що додається до цього Порядку. Якщо під час проведення прямої «гарячої» телефонної лінії громадянину на його усне звернення надані аргументовані роз’яснення, до Картки в графу «Прийняте рішення за результатом розгляду під час прямої «гарячої» телефонної лінії» вноситься короткий зміст роз’яснень. Якщо порушене в телефонному зверненні питання потребує додаткового розгляду або надання громадянину письмової відповіді, відділом роботи із зверненнями громадян готується проект резолюції голови РДА, відповідно до наданого ним доручення за результатом телефонного спілкування з громадянином, додається до заповненої «Картки проведення прямої «гарячої» телефонної лінії» та подається голові на погодження.

Зазначена Карта із зафіксованим в ній коротким змістом усного звернення, що надійшло під час прямої «гарячої» телефонної лінії, реєструється відділом роботи із зверненнями громадян на наступний день після проведення та опрацьовується в установленому порядку відповідно до наданого головою РДА доручення та вимог чинного законодавства.

1.8. Звернення громадян, що надійшли під час проведення особистого, виїзного прийому громадян та прямої «гарячої» телефонної лінії реєструються відділом роботи із зверненнями громадян відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян та опрацьовуються в установленому порядку, відповідно до наданих головою РДА резолюцій.

1.9. Звернення, що надійшли до голови РДА на особистому, виїзному прийомі громадян та під час прямої «гарячої» телефонної лінії розглядаються і контролюються особисто керівниками структурних підрозділів райдержадміністрацій та служб району, відповідно до наданих резолюцій голови РДА, його заступників та керівника апарату.

1.10.Про результат розгляду звернення на особистому, виїзному прийомі громадян та прямої «гарячої» телефонної лінії до голови РДА громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням). Проект відповіді громадянину погоджується особисто керівником структурного підрозділу РДА, служби району а також першим заступником, заступником голови, керівником апарату РДА згідно з розподілом функціональних обов’язків та подається на погодження голові РДА в передбачений чинним законодавством термін. В проекті письмової відповіді громадянину обов’язково зазначається, що звернення надійшло на особистому, виїзному прийомі громадян, чи прямій «гарячій» телефонній лінії.

1.11. Повторний прийом громадянина з питання, що вже розглядалось головою райдержадміністрації проводиться у разі, якщо порушене у першому зверненні питання не було вирішено по суті.

1.12.Контроль за виконанням доручень, напрацьованих під час особистого, виїзного прийому громадян та прямої «гарячої» телефонної лінії голови РДА здійснюється відділом роботи із зверненнями громадян. Відділ роботи із зверненнями громадян проводить систематичний аналіз звернень громадян, прийнятих на особистому прийомі громадян. Узагальнена інформація щомісячно надається голові РДА та направляється до Київської міської державної адміністрації.

1.13.У разі не проведення з поважної причини головою райдержадміністрації особистого, виїзного прийому громадян, прямої «гарячої» телефонної лінії у передбачений графіком день, прийом переноситься на іншу, визначену головою РДА, дату чи наступний прийом громадян відповідно до затвердженого графіка, про що громадян завчасно повідомляє відділ роботи із зверненнями громадян.

За бажанням, громадянин може залишити своє телефонне звернення голові РДА в інший день, не передбачений графіком. Таке звернення опрацьовується відділом роботи із зверненнями громадян у зазначеному вище порядку.

1.14.Відповідальність за організацію проведення особистих, виїзних прийомів громадян та прямих «гарячих» телефонних ліній головою Дарницької райдержадміністрації покладається на керівника апарату та відділ роботи із зверненнями громадян.

1.15. Особистий прийом громадян та пряма «гаряча» телефонна лінія проводиться головою РДА в окремому приміщенні (кабінеті) райдержадміністрації, належно обладнаному для прийому громадян та забезпеченому телефонним зв’язком.

1.16. Виїзні прийоми громадян проводяться відповідно до затвердженого графіка за попередньо узгодженою з головою РДА адресою, з урахуванням проблемних питань, які мешканці району порушують у своїх зверненнях. У разі необхідності можуть проводитись позапланові виїзні прийоми громадян.

2. Організація та проведення особистого, виїзного прийому громадян, прямих “гарячих” телефонних ліній першим заступником, заступниками голови та керівником апарату Дарницької районної в м. Києві державної адміністрації.

2.1. З метою забезпечення належної організації проведення особистих, виїзних прийомів громадян та прямих «гарячих» телефонних ліній перший заступник, заступники голови та керівник апарату райдержадміністрації визначають осіб (спеціалісти підпорядкованих структурних підрозділів РДА), відповідальних за організацію проведення особистих, виїзних прийомів громадян та прямих “гарячих” телефонних ліній (далі – відповідальні особи). Відділом роботи із зверненнями громадян формується список зазначених відповідальних осіб, який погоджується першим заступником, заступниками голови та керівником апарату та подається голові РДА на затвердження. У разі змін, перший заступник, заступники голови та керівник апарату райдержадміністрації, негайно повідомляють про це керівника апарату або начальника відділу роботи із зверненнями громадян для внесення відповідних змін до затвердженого головою РДА списку.

Відповідальність за організацію проведення першим заступником, заступниками голови, керівником апарату райдержадміністрації особистих, виїзних прийомів громадян та прямих «гарячих» телефонних ліній несуть визначені відповідальні особи.

2.2. Відповідальні особи здійснюють попередній запис на особистий, виїзний прийом громадян та пряму «гарячу» телефонну лінію до першого заступника, заступників голови та керівника апарату райдержадміністрації, відповідно до затвердженого графіка та з урахуванням вимог, зазначених в п.1.1. цього Порядку.

Запис громадян на особистий прийом проводиться в журналі обліку особистого прийому громадян згідно в вимогами Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

Відповідальні особи формують списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий, виїзний прийом громадян та пряму «гарячу» телефонну лінію до першого заступника, заступників голови та керівника апарату райдержадміністрації та повідомляють громадян про час та дату проведення прийому.

Громадяни можуть звернутися на особистий прийом до першого заступника, заступників голови та керівника апарату райдержадміністрації в день проведення прийому з наданням необхідних документів, передбачених в п.1.1 цього Порядку.

2.3. Організація проведення особистих, виїзних прийомів громадян та прямих «гарячих» телефонних ліній першим заступником, заступниками голови та керівником апарату райдержадміністрації забезпечується відповідальними особами. У разі необхідності, керівникам структурних підрозділів РДА надаються доручення (за погодженням першого заступника, заступників голови та керівника апарату РДА) для попередньої підготовки інформації щодо належного розгляду звернень громадян, які записані на особистий прийом.

При проведенні особистих, виїзних прийомів громадян дотримуються умови, зазначені в п.1.4. цього Порядку

За дорученням першого заступника, заступників голови та керівника апарату РДА в проведенні особистого, виїзного прийому громадян та прямої «гарячої» телефонної лінії, можуть бути присутніми керівники структурних підрозділів РДА та служб району.

2.4. Письмові звернення громадян, що надійшли на особистому, виїзному прийомі громадян до першого заступника, заступників голови, керівника апарату райдержадміністрації з наданими дорученнями на наступний день після прийому передаються до відділу роботи із зверненнями громадян для реєстрації та подальшого опрацювання в установленому порядку.

Порядок оформлення усних звернень відповідальними особами такий, як зазначено в п.1.6 та п.1.7 цього Порядку.

Звернення, що надійшли на особистому, виїзному прийомі громадян та на пряму «гарячу» телефонну лінію до першого заступника, заступників голови та керівника апарату райдержадміністрації, розглядаються особисто керівниками структурних підрозділів РДА і служб району, відповідно до наданих резолюцій, та перебувають на їх особистому контролі за виконанням.

2.5. У разі не проведення особистого, виїзного прийому громадян, прямої «гарячої» телефонної лінії з поважної причини у передбачений графіком день, прийом переноситься на іншу, визначену першим заступником, заступниками голови, керівником апарату райдержадміністрації дату чи наступний прийом громадян відповідно до затвердженого графіка, про що відповідальні особи завчасно повідомляють громадян (та відділ роботи із зверненнями громадян).

За бажанням, громадянин може залишити своє телефонне звернення першому заступнику, заступникам голови та керівнику апарату в інший день, не передбачений графіком. Таке звернення оформлюється відповідальними особами та передається до відділу роботи із зверненнями громадян для опрацювання в зазначеному вище порядку.

2.6. Виїзні прийоми громадян проводяться відповідно до затвердженого графіка за попередньо узгодженою з першим заступником, заступниками голови, керівником апарату райдержадміністрації адресою, з урахуванням проблемних питань, порушених мешканцями району у своїх у зверненнях, або за дорученням голови РДА. У разі необхідності можуть проводитись позапланові виїзні прийоми громадян.

3. Організація та проведення особистого прийому громадян керівниками структурних підрозділів Дарницької районної в м. Києві державної адміністрації

3.1. Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації щорічно до 20 грудня подають до відділу роботи із зверненнями громадян пропозиції щодо проведення особистих прийомів громадян із зазначенням днів, годин та місця проведення.

3.2. Прийом громадян керівниками структурних підрозділів РДА проводиться відповідно до затвердженого графіка.

Запис громадян, які звернулися на особистий прийом, здійснюється керівником особисто в журналі обліку особистого прийому громадян, відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

Порядок та умови проведення особистого прийому громадян такі, як зазначено в п.1.1 та п.1.4 цього Порядку.

3.3. Щоквартально до 3 числа місяця, наступного за звітним кварталом, керівники структурних підрозділів РДА надають (через відділ роботи із зверненнями громадян) на ім’я голови райдержадміністрації звіти щодо проведення ними особистого прийому громадян.

3.4. Відповідальність за організацію проведення особистих прийомів громадян та розгляд звернень, що надійшли, покладається на керівників структурних підрозділів райдержадміністрації.